Aggiornato il 2026-02-19 • 9 min
Checklist audit: documenti indispensabili per licenze perpetue
Una checklist concreta per capire quali evidenze chiedere prima di acquistare licenze Microsoft usate e quali segnali fanno davvero la differenza in audit.
Autore: Redazione Licentra • Revisione: Team compliance Licentra
I quattro documenti che non dovrebbero mai mancare
Una checklist minima audit-ready comprende proof of first sale in UE/SEE, catena completa dei trasferimenti, dichiarazione di cancellazione e report finale di conformità.
Questi elementi non hanno tutti lo stesso ruolo: alcuni dimostrano provenienza, altri dimostrano continuità documentale, altri ancora servono a collegare l'evidenza al caso concreto del cliente.
La checklist deve essere riconducibile al lotto acquistato
Documenti generici o riutilizzati su lotti diversi sono un campanello d'allarme. Versioni, quantità, tipologia di licenza e riferimenti amministrativi devono essere riconducibili in modo univoco a ciò che viene realmente acquistato.
Questo vale ancora di più quando il progetto include più prodotti insieme, come Windows Server, SQL Server e CAL.
Checklist documentale e checklist tecnica devono dialogare
Il fascicolo documentale non basta se il modello licenza è stato valutato male a monte. Una checklist seria include anche un confronto sul perimetro tecnico, per esempio core, edizione, CAL utente/dispositivo o livello di virtualizzazione.
Per questo il momento corretto per fare la checklist non è dopo l'ordine, ma durante la qualifica del preventivo.